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摘要:管好项目签证,方为王道。在边施工、边取证、边签证已是常态的情况下;谁在诸如签证管理等细节方面做得更好,谁就更具备成本优势和竞争力。现场签证是工程结算的重要依据,建文“签证云”,云上变更,在线签证;记录、存证现场变更,生成一手资料,并实行“月结季清”及时锁定变更成本。

在当前市场环境之下,无论是建设方抑或是施工方,均徘徊于盈利与亏损的微妙边界。唯有在诸如签证管理等细微之处展现出卓越能力者,方能赢得成本优势,进而增强市场竞争力。故而,签证变更管理的缺失,绝非单一条线或部门的孤立问题,而是项目上的每一位管理者共同的责任。

(一)云上变更,在线签证

建文“签证云”存证现场变更,生成一手资料,并实行“月结季清”及时锁定变更成本,真正实现了“大项变更控得住,小项变更精细化”,建文“签证云”流程如下:

第一步:施工单位在建文“签证云”平台自主发起签证变更的事前申报,详细填写变更内容,涵盖名称、类型、原因及项目现场图片。若变更涉及工程量清单且可预估,则应一并录入。

第二步:建设方现场工程师审核该变更项,符合变更条件则予以审批,此时预估金额将实时计入动态成本系统。

第三步:在建文“签证云”平台完成项目现场审批后,系统将自动同步至建设方内部OPM管理系统,由成本人员对涉及的多环节成本变化进行分摊,并完成内部审批流程。

第四步:内部审批通过后,系统将实时向施工单位及现场工程师推送审批结果,以便其及时进场施工。

第五步:施工完成后,乙方单位需填写完工确认单,包括实际完工量及内容,并在系统中发起审批。根据“月清季结”制度,当月完工情况必须在系统内申报,逾期则不予认定工程量。

(二)现场问题单:即时响应,闭环追踪,细节决定成败

即时记录与响应:建文“签证云”允许项目团队在发现设计不符、材料短缺、施工障碍等现场问题时,立即通过移动设备或现场终端进行记录,并自动通知相关责任人。系统内置的智能分析功能,帮助快速评估问题影响,制定初步解决方案。

闭环管理:系统建立了一套完整的问题追踪机制,确保每个问题从记录到解决,再到反馈,形成一个闭环。每个环节的状态、责任人、处理结果都清晰可见,避免了问题的遗漏和延误。

详尽记录:系统要求记录的问题信息详尽,包括但不限于问题描述、发现时间、地点、预计影响、初步解决方案建议以及现场照片或视频资料,为后续的问题分析和预防提供数据支持。

(三)签证单:严谨流程,确保准确无误,高效透明

即时签证:建文“签证云”支持即时签证功能,一旦发生需要签证的事件,项目团队可以立即通过系统生成签证单,确保签证的时效性和准确性。

详细记录与审核:签证内容详实,包括时间、地点、原因、工程量、费用估算等,并上传至云端进行存档。系统还能自动关联成本部门,实现签证金额的快速审核和计入总成本。

签证台账与分类归档:系统建立签证台账,对签证进行分类归档,便于后续查询和审计。同时,系统还能提供签证统计和分析功能,帮助项目团队更好地了解签证的分布和趋势。

(四)设计变更单:灵活应对,控制影响,决策有据可依

图纸叠加:薄利时代,谁在设计端的细节管控越好,项目后期的成本优势就越明显。很多公司对于图纸叠加这个事情一直是口号大于行动,经常受制于部门间的壁垒,没有真正意义上打通各专业间的联系。对于多图叠加,虽然有诸多客观障碍,但谁走出这一步,做得好,做得细,谁家的签证变更的控制度就越好。把好设计端的另一个方面就是做实标准化,标准化的产品一般都是经过长时间检验,不断更新迭代的产物,也就先天的规避了很多图纸上可能产生签证变更的问题。

在线设计变更流程:建文“签证云”支持设计变更单的在线发起、审核和跟踪,确保变更信息的准确传递和有效执行。系统还能自动关联设计文件和成本预算,评估变更对成本、工期的影响。

变更影响分析:系统内置的设计变更影响分析工具,能够帮助项目团队在变更发起阶段就对变更的影响进行初步评估,为决策提供依据。

变更台账与经验积累:系统记录每次变更的详情,包括变更原因、内容、影响以及处理结果等,为项目的总结和经验积累提供宝贵资料。

(五)合同变更与工程变更单:全面考量,规避风险,动态优化

在线变更申请与审批:建文“签证云”支持变更申请的在线提交和审批流程,确保变更原因、内容及影响的清晰表述和准确记录。系统还能自动关联原合同和相关文档,为审批提供依据。

补充协议管理:双方协商达成一致后,系统支持补充协议的在线签订和管理,确保合同变更的合法性和有效性。同时,系统还能对补充协议进行存档和追踪,便于后续查询和审计。

动态优化与调整:系统根据变更内容自动调整成本预算和工期计划,实现项目管理的动态优化。同时,系统还能提供变更统计和分析功能,帮助项目团队更好地了解变更的分布和趋势,为后续的决策提供依据。

(六)洽商单:明确条款,严控成本,效益分析先行

在线洽商流程:建文“签证云”提供了洽商单的在线填写、审批和存档功能,确保洽商内容的准确性和及时性。系统还能自动关联成本预算,对洽商金额进行合理性评估,避免成本超支。

合同外清单管理:对于超出原合同范围的变更,系统能够自动生成详细的合同外清单,包括变更内容、数量、单价、总价等,作为后续结算的依据。

经济效益分析:系统内置的经济效益分析工具,能够帮助项目团队在洽商阶段就对变更的经济效益进行初步评估,确保所有变更都有明确的经济效益支撑。

(七)月结季清:固化成本,减少争议,确保数据准确性

月度结算与核对:建文“签证云”支持月度签证与变更的自动汇总和成本核对功能,做好月结季清的目的是驱动甲乙双方重视签证的及时办理和确定,减少后期争议,及时固化成本数据。

季度清理与审查:每季度末,系统会对遗留问题进行全面审查,并提供解决方案建议。同时,系统还会对成本数据进行固化处理,确保数据的准确性和可靠性。通过与业主的共同确认,减少后期争议和纠纷。

定期沟通与数据共享:系统建立定期沟通机制和数据共享平台,促进双方对变更情况的共同认知和及时响应。通过数据的共享和透明化,增强双方的信任和合作。

(八)云签证:大项控得住,小项精细化

要控制签证变更成本,单一措施远远不够。需规范变更签证流程,确保每项变更统一且合规执行。同时,积累的过程资料使项目经理能深入分析各变更原因,并将反馈传达至相关部门,以便优化调整,在未来项目中提前预防。持之以恒,签证变更将逐渐减少,成本管控亦会愈发成熟精确。

建文“签证云”,专为记录与存证现场变更情况而设计,确保每一份资料都成为无可争议的第一手证据。通过深入分析与严格审核现场签证和建文云的“月结季清”体系,不仅能为索赔事件的处理提供坚实依据,还能及时固化成本数据,助力项目顺利进行,保障各方权益。